¿Qué es la tecnología de la información?
Es necesario establecer que la tecnología de la información (TI) se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones.
La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente.
La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten.
Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.
Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo.
Sistemas de Información para los Negocios:
Los sistemas de información son como cualquier otro sistema dentro de la empresa en cuanto tiene propósitos de interactuar con otros componentes de la compañía.
La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada, mantener archivos de datos en relación con la empresa y producir información informes y otras salidas.
Los sistemas de información están integrados por subsistemas que incluyen el hardware, software y almacenamiento de los datos para los archivos y bases de datos. Procedimientos específicos describen los sistemas utilizados.
El conjunto particular de subsistema, es decir, el equipo especifico, programa, archivos y procedimientos, comprenden una aplicación de sistema de información. Por lo tanto, los sistemas de información pueden tener aplicaciones de compras, contabilidad o ventas.
Ejemplos de otros datos en relación con el sistema que son importantes para los analistas de sistemas incluye:
1.- Canales no formales: ¿qué interacciones existen entre el personal y los departamentos, pero que no aparecen en el organigrama o en los procedimientos de operación previamente establecidos?
2.- Interdependencias: ¿En que otros departamentos y componentes de la empresa se encuentra una dependencia específica?
3.- El personal clave y las funciones: ¿Cuales individuos y elementos del sistema son mas importantes para su existencia exitosa?
4.- Relaciones criticas de comunicaciones: ¿Como circulas la información y las instrucciones entre los componentes de la empresa y como interactúan las diferentes arreas con las demás?
Tecnología aplicada a la administración de personal
Las empresas optan cada vez más por implementar sistemas de información para la administración de personal, donde los empleados pueden actualizar su información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo, acceder a beneficios e inscribirse en cursos, y comunicar información importante a todos los empleados por igual. Los jefes pueden ver el progreso profesional de sus equipos y hacer evaluaciones de desempeño a partir de una información más clara y accesible.
La dependencia de los empleados hacia el departamento de personal es cada vez menor, pudiendo el área de recursos humanos focalizarse en otras funciones más productivas para el negocio y más convenientes en el crecimiento profesional de la gente como: formación y desarrollo, relaciones gremiales, comunicación interna o gestión del clima laboral.
La utilización de un sistema especial de gestión administrativa, descentraliza la administración y empodera a los empleados que deberán ser responsables por la gestión que harán del sistema.
Ya no se depende del responsable de recursos humanos con quien hay que comunicarse para realizar cualquier trámite. La utilización de la tecnología, hace que la información esté siempre disponible en un sistema ordenado y es gestionada por todos los miembros de la organización.
Entonces, algunos de los beneficios de la tecnología aplicada a la administración de personal podrían ser:
> Ahorro considerable en el presupuesto del área RR.HH. Se pueden destinar mayores partidas a capacitación en lugar de sostener una burocracia de papeles y formularios altamente costosa. El sistema informático se instala una sola vez y los costos de mantenimiento pueden ser muy bajos.
> Menor riesgo de equivocaciones durante los procesos. Las máquinas están preparadas para operaciones inteligentes con bajos índices de error y permiten con un solo click cruzar información de distintas bases de datos en segundos.
> Se evita la sobrecarga de trabajo y el estrés.
>Crea la responsabilidad de cada empleado de gestionar mucha información referente a su lugar en la empresa. El departamento de recursos humanos deja de ser una oficina de quejas y reclamos permanentes.
Tecnificación Beneficios de la tecnología en las PYMES
Las pequeñas y medianas empresas cuentan con importantes ventajas: agilidad de adaptación al cambio, cercanía al mercado local, creciente externalización, capacidad de crecimiento y programas de apoyo. Pero tienen un gran inconveniente: se les resiste la tecnología.
La incorporación de nuevas herramientas se produce más por imitación que por planteamientos estratégicos. Hay que aprender a beneficiarse de su utilidad. Las pequeñas empresas carecen de personal técnico capaz de diseñar, implantar y desarrollar aplicaciones de las tecnologías de la información. "Todas manifiestan un gran interés por la información y las tecnologías relacionadas, sin embargo, desconocen la oferta tecnológica disponible, como acceder a ella, como utilizarla y cuáles son los beneficios de su uso.
Las tecnologías de información se tratan de implementar en grandes compañías como una estrategia de negocio, pero las Pymes son más difíciles de convencer debido a los costos que esto representa, o al menos, lo que ellos piensan. Los negocios pequeños son administrados generalmente por sus dueños y el tomar una decisión sobre tecnologías, cuando éste no es su negocio, entonces no puede entender todos los beneficios que representa este cambio.
Además del desconocimiento de los costos y los beneficios, tampoco se conocen las opciones disponibles o cómo elegir mejor el hardware y software necesario para cada empresa, en especial cuando no se cuenta con un departamento o al menos una persona dentro de la empresa dedicada exclusivamente a este rubro. El e-commerce y el internet no son la única forma de incorporar TI’s a un negocio por grande o pequeño que éste sea.
Evitar virus, tener una mejor comunicación y un mejor control, son algunas de las posibilidades que brindan las tecnologías de información. En algunos casos las TI’s sólo se ven como una posible ventaja competitiva a futuro, pero en otros, son un arma para que sus competidores no saquen del mercado a las pequeñas empresas.
Tecnologías de Información en las Pymes
En la comunidad global en la que vivimos, las pequeñas y medianas empresas requieren adentrarse en las tecnologías de información para poderlos desarrollar. El problema es que hay una gran diversidad de empresas, por ejemplo, las que venden al consumidor final, o las que venden materias primas o productos sofisticados. Para cualquier tipo de empresa, existen muchos beneficios, pero también retos que afrontar. Lo más importante es primero identificarlos para estar conscientes de lo que significan las tecnologías de información y ver la manera en la que éstas se alinean con la estrategia del negocio.
BENEFICIOS
A continuación se enlistan las principales ventajas que se pueden obtener de las tecnologías de información para cualquier tipo de empresa, especialmente las pequeñas y medianas.
Rapidez en los procesos
Las TI pueden ayudar a eficientizar los tiempos de respuesta de los diferentes tipos de procesos que se involucran en la elaboración de algún bien o servicio. Desde que se seleccionan las materias primas, pasando por el proceso de transformación, inspección de calidad, ventas, logística, y pago, el sistema puede dar información sobre el proceso. Al detectar las fallas dentro de la cadena productiva, se pueden corregir rápidamente, o incluso predecir los posibles problemas que se pueden presentar. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, estos sistemas pueden crear la posibilidad de que se agilicen los tiempos de espera, de entrega y los de respuesta por parte del cliente. Entre más pronto el cliente o la empresa sepa las fallas que tienen, será mejor la respuesta.
Reducción de costos
La meta de cualquier negocio es incrementar utilidades, lo cual se puede lograr mediante el aumento de ventas y/o la reducción de costos. Un buen sistema puede permitir a la empresa ver de manera global y al mismo tiempo detallada, el resumen de las operaciones que se efectúan dentro de un plazo determinado, esto permite al dueño analizar y encontrar las posibles áreas de oportunidad para hacer las mismas actividades con menores insumos o costos operativos más bajos.
Mejor servicio
"Una razón por la que las empresas más pequeñas están invirtiendo en TI’s ahora es para mejorar la cadena de suministro y las tecnologías de comunicación que los conectan con las compañías más grandes que ellos proveen" (Bentley, 2003). El servicio no sólo se mejora de esta forma, también puede ser que la rapidez con la que se desarrollan los procesos mejore el tiempo de entrega o de respuesta en general hacia el cliente, esto se convierte automáticamente en una ventaja competitiva que puede ayudar al negocio a competir con otras empresas más grandes.
Publicidad
En publicidad se puede uno gastar unos 10,000 dólares anuales por un anuncio en la Sección Amarilla, ó $450 dólares por un anuncio pequeño en la sección de Avisos de Ocasión de un periódico durante el fin de semana (3 días), incluso anunciarse por radio cuesta alrededor de $400 solares por mención de 30 segundos. Una página de Internet puede costar desde $100 dólares por mes, lo cual puede aumentar dependiendo de la difusión que se quiera en la red, por medio de banners, o apariciones en directorios muy consultados de la red. La Internet es una muy buena opción para darse a conocer, es un servicio al cual los clientes potenciales puedan acceder a información sobre la empresa, con el fin de establecer un contacto que puede resultar en una venta.
Aumento de Ventaja Competitiva
Las tecnologías de información pueden proveer al negocio con una ventaja competitiva frente a sus rivales ya que provee los beneficios antes descritos que se pueden traducir en mejor servicio al cliente. Incluso hay ocasiones en que el mercado obliga a las pequeñas empresas a incorporar TI en sus negocios para no tener una diferencia tan grande en la misma industria. Si un competidor que tiene una cadena de minisúper, que maneja código de barras, se instala frente a otro minisúper que no cuenta con esta tecnología, tal vez pueda representar una barrera para que los clientes lo prefieran. Aunque hay que recordar, y es muy importante, que la tecnología no lo es todo, si bien puede traer grandes beneficios, también necesita ir acompañada de un buen trato al cliente. Si por ejemplo, el minisúper con código de barras es más rápido que el otro, pero trata como números a los clientes y no les proporciona el trato que ellos se merecen, es muy probable que no les importe perder unos minutos más en otro establecimiento.
CORPORACION JOSE R. LINDEY S. A.
La Corporación José R. Lindley encontró en Microsoft® Windows Vista RTM una herramienta que le ofrece múltiples y nuevas funcionalidades que se ajustan a las necesidades de su perfil de negocio.
En un 60% se logró reducir el traslado de personal para prestar servicios de soporte gracias a la implementación del nuevo sistema operativo.
La Corporación José R. Lindley es una compañía peruana que inició su trayectoria en el año de 1910, cuando se establecieron en ese país los Lindley, una familia de inmigrantes ingleses.
Hoy en día, la Corporación es la empresa que produce las bebidas gaseosas con mayor nivel de participación del mercado del Perú. Sus Productos comprenden Coca Cola y su línea de productos, incluyendo Inca Kola que es reconocida como la bebida más tradicional del país.
Esta es una organización orientada al consumidor, innovadora, rentable y líder del mercado de bebidas, conformada por un equipo comprometido con la excelencia, ofreciendo así, productos de la más alta calidad y prestigio.
Una las metas más importantes para la compañía, es desarrollar mejores servicios para satisfacer las necesidades de sus clientes, apoyados en la implementación de las más recientes tecnologías y tener un crecimiento del negocio en un 7% promedio anual para los próximos 10 años.
Situación
En respuesta a su política corporativa, la Corporación J.R. Lindley busca estar siempre a la vanguardia con la tecnología más avanzada en lo que corresponde a software, en este sentido, cuenta con las versiones más actualizadas de los productos Microsoft.
Ésta empresa se caracteriza por tener el liderazgo en el lanzamiento de nuevos productos al mercado, de la Brand de Coca Cola Company y para ello se apoya en la innovación tecnológica que las herramientas disponibles les pueden brindar para tener mayor visibilidad de la información y poder tomar decisiones ágiles.
Fue así como la Corporación identificó la necesidad de contar con un nuevo Sistema Operativo en sus equipos de cómputo, que le ofreciera las funcionalidades indispensables para poder brindar mayor productividad a sus usuarios, al mismo tiempo que mayor control y seguridad.
Así mismo era importante que el área comercial pudiera manejar grandes archivos sin tener problemas de capacidad en memoria.
Solución
La Corporación J.R Lindley siempre ha encontrado en Microsoft “no sólo un proveedor sino un aliado que ha acompañado a la empresa en la implementación de diversas iniciativas, que ofrecen un valor real de negocios, con verdadera innovación tecnológica integrada y con la acostumbrada facilidad de uso y respaldo técnico”, afirma Luis Villanueva, Jefe de Ingeniería de R. Lindley.
La compañía decidió incorporar a su infraestructura tecnológica Microsoft® Windows Vista RTM. Ésta solución le ofrece a la Corporación más funcionalidades, control y seguridad, como por ejemplo las capacidades de búsqueda empresarial, las herramientas de visibilidad de múltiples aplicaciones abiertas, la funcionalidad de los Gadgets y la posibilidad de encriptar la información asociada al chip de seguridad de los nuevos equipos.
“Estábamos renovando parte de nuestra infraestructura de cómputo y queríamos que llegaran con lo último en tecnología. El proyecto tenía como primer objetivo instalar Windows Vista como sistema operativo de las PCs de los clientes, y como segundo objetivo, instalar Office 2007”, agrega el ingeniero Villanueva.
El proyecto se desarrolló en cuatro fases. En la primera etapa se hizo todo el levantamiento de información la través de un servicio de consultoría. En una segunda fase se hizo un laboratorio de prueba con la versión beta para validar las aplicaciones. En la tercera fase se efectuó la implementación con el producto final y en la última etapa se hicieron los ajustes finales con el fin de que el resultado fuera completamente satisfactorio para el cliente.
“La consultoría fue mixta, la mitad la llevó a cabo Microsoft, quien revisó todo lo relacionado con la compatibilidad de las aplicaciones y la otra parte la hicimos nosotros para explorar las política nuevas de Windows Vista”, comentó David Estrada, consultor de CosapiSoft, partner del más grande fabricante de software.
Beneficios
Con Microsoft® Windows Vista RTM, la compañía logró incrementar el nivel de seguridad de la información y se ha convertido en un proyecto con visibilidad a nivel mundial dentro del grupo de Coca Cola.
Para los usuarios de Office es ahora posible manejar grandes volúmenes de data. Eso combinado con la nueva funcionalidad de análisis disponible con la última versión de Microsoft Office ha permitido el análisis de información crítica del negocio impactando en una mejor toma de decisiones a todo nivel.
La opción de asistencia remota, disponible dentro del nuevo sistema operativo, ha permitido una importante mejora en la experiencia de los usuarios en sus interacciones con el personal de soporte reflejándose no sólo en una reducción de los tiempos totales de atención y resolución de problemas, sino también en un mayor nivel de satisfacción del usuario final, con el área de IT.
“El traslado de personal para prestar el servicio de soporte lo hemos reducido aproximadamente en un 60%”, comenta el Jefe de Ingeniería de la Corporación.
La funcionalidad de Rights Management le permite a los usuarios tener acceso a la información con la misma facilidad a la que venían acostumbrados con los productos de Office pero en un esquema acorde a los requerimientos de seguridad de la información de la empresa.
A través de la implementación de gadgets, ahora los altos ejecutivos pueden tomar decisiones rápidas y acertadas gracias a que pueden ver rápidamente información resumida en los indicadores de negocios que se originan de Business Scorecard Manager.
Todos los computadores portátiles de los gerentes han sido equipados con módems celulares, lo que le garantiza la posibilidad de estar conectados en todo momento y desde cualquier lugar, en forma segura, gracias a Microsoft Windows Vista.
Además de que existen 80 distribuidores exclusivos que gestionan utilizando los sistemas de Lindley, la firma cuenta con 2500 vendedores en todo el territorio nacional que ingresan órdenes constantemente. Lindley captura esa información en línea logrando importantes beneficios de negocios incluyendo la capacidad de tener tiempos de entrega muy cortos para las órdenes confirmadas y la capacidad de generar reportes en tiempo real pudiendo así obtener mejores resultados comerciales.
BANCO INTERBANK
El banco peruano, Interbank, adopta tecnología de Business Intelligence para mejorar la toma de decisiones
Interbank, una de las empresas pioneras en el sector financiero peruano, confirma los beneficios que ofrece SAP BusinessObjects, en la gestión de datos, brindando visibilidad del negocio para la toma de decisiones. A través de la herramienta SAP BusinessObjects, el banco ha logrado la democratización la información, facilitando su acceso y obtención de manera inmediata y confiable.
Hoy en día más de 300 usuarios de Interbank obtienen múltiples reportes en línea en solo un click orientados a responder a las necesidades de información, desde la gestión de tiendas y atención al cliente, hasta la gestión de reportes de mayor análisis requeridos por las áreas comerciales como: tarjetas de crédito, captaciones y segmentación de clientes. De igual forma, las áreas financieras lideradas por el CFO y la gerencia financiera del banco pueden generar datos vinculados a la gestión de la estrategia, facilitando la evaluación comparativa de los negocios, rediseño de la rentabilidad, gestión de riesgos entre otras.
Antes de la implementación de BusinessObjects, el banco no contaba con ninguna herramienta de análisis de información, que les permitiera tener visibilidad de los datos obtenidos en las diferentes áreas de la organización.. Los reportes se limitaban a cuadros en formatos de Excel lo que impedía contar con información oportuna y confiable. "Elegimos SAP BusinessObjects por su reconocido liderazgo mundial en el desarrollo de soluciones de inteligencia de negocios, además de la facilidad de uso y accesibilidad que ofrece al usuario. Así mismo contar con un socio tecnológico como BCTS nos da el soporte y tranquilidad necesarios para afrontar nuevos retos" señala Luis Miranda de la Peña, Sub-Gerente de Data Warehouse de Interbank.
Con la plataforma SAP BusinessObjects se ha logrado la integración de gran parte de la información que se maneja en la compañía, cubriendo los canales; es decir de tiendas (Money, Lima y Provincia), Tele marketing y Servicio al Cliente, enfocados a la atención masiva de clientes y las áreas de staff, incluyendo Planeamiento, Gestión y Seguimiento de Banca Personal y Comercial, Cobranzas, Riesgo de Mercado, además de las áreas comerciales.
"El contar con una herramienta altamente sofisticada como SAP BusinessObjects nos permite entregar información detallada de nuestros clientes, clasificar datos de forma integrada, impactando positivamente la calidad del servicio lo que permite a Interbank desarrollar programas de marketing y fidelización y generar una ventaja competitiva en el mercado" resaltó el ejecutivo. Los reportes que brinda SAP Business Objects cuentan con un layout de navegación y análisis de información de donde es posible tomar datos de una base central y complementarlos con otras para llevar a cabo los análisis a profundidad que se requieran en función de las necesidades de los usuarios.
ERP APLICADO A SUPERMERCADOS WONG S.A.
Tiendas E. Wong es la cadena de supermercados más importante del Perú. Con una facturación anual superior a los 500 millones de dólares, lidera actualmente el mercado con más del 70 por ciento de participación.
Con el objetivo de consolidar la excelencia en el servicio a clientes, proveedores, colaboradores y accionistas, la cadena de supermercados más importante del Perú decidió implementar SAP a principios de 2001. Con este proyecto, denominado GEMS (Global Enterprise Management System) la empresa se hizo acreedora del premio “SAP Líder”, un Reconocimiento otorgado por profesionales expertos de SAP.
Tomás Rodríguez, Gerente del Proyecto GEMS(Global Enterprise Management System) del Grupo E. Wong expresó que cuando se implementa una solución de negocios como SAP, prácticamente la empresa vuelve a nacer, al reflejar sus procesos internos en el espejo de las mejores prácticas de negocios a nivel mundial.
BENEFICIOS
• “Nos permite tener una empresa afinada y ajustada a los estándares globales de hacer negocios” "Cuentan con información integral a la que se accede de modo inmediato, información que permite tomar decisiones rápidas.
• Hemos podido racionalizar el trabajo de nuestra gente y utilizar más las labores de análisis y descargar las labores de tipo operativo”, asevera.
• El SAP, sumado al sistema de despachos centralizados y al Category Management, permiten un eficiente manejo logístico y mejores mecanismos de control de la gestión operativa del Grupo Wong.
• El SAP a mejorado las operaciones en el área comercial, en el manejo de inventarios, compras y la central de distribución entre otros.
“Un ejemplo claro de la presencia de SAP en nuestros sistemas” señaló Rodríguez, “es que durante el mes de Septiembre E. Wong ingresó exitosamente al mercado financiero con una emisión de bonos de 50 millones de dólares, lo que conlleva a entregar información permanente a bancos e inversionistas. SAP nos ha permitido brindar esta información totalmente actualizada y de forma permanente, con la fluidez que se necesita, por lo que también nos hemos posicionado ante esta audiencia de manera exitosa”.
